總經理讓秘書次日九點安排一個會議 ：通知到每一個參會人員 ，然後秘書自己也參加會議並做好服務 。

一段秘書的做法 ：發通知 。用電子郵件或微信發出會議通知 ，準備好會議用品 ，並參加會議 。

二段秘書的做法 ：抓落實 。發出通知後 ，通過打電話或微信與需要參會的同誌逐一落實 ，確保每個人被及時通知到 。

三段秘書的做法 ：重檢查 。通知發出 ，落實到人後 ，第二天在會前30分鍾提醒需要參會的人員及時參會 ，並了解有沒有變動 ，如有變動 ，及時向總經理匯報 ，保證總經理在會前知悉會議缺席情況 ，也給總經理確定將缺席的人員是否必須參會留下時間 。

四段秘書的做法 ：勤準備 。發通知 ，落實到人 ，會前通知後 ，去測試可能用到的投影 、電腦等工具是否工作正常 ，並在會議室的門上貼上小條 ：此會議室明天幾點到幾點有會議 。

五段秘書的做法 ：細準備 。除以上任務完成以外 ，還事先了解了這個會議的性質是什麽 ，主要議題是什麽 ，然後給參會者發過去與這個議題有關的資料 ，供他們參考 。

六段秘書的做法 ：做記錄 。除完成以上任務以外 ，還在會議過程中詳細做好了會議記錄 。並在允許的情況下 ，做了一個錄音備份 。

七段秘書的做法 ：發記錄 。除完成以上任務以外 ，會後還整理好會議記錄（錄音）給總經理 。然後 ，請示總經理是否發給參會人員 ，或其他人員 。

八段秘書的做法 ：定責任 。除完成以上任務以外 ，將會議上確定的各項任務一一落實到相關責任人 。然後 ，經當事人確認後 ，形成書麵備忘錄 。將備忘錄交給總經理和當事人一人一份 ，定期跟蹤各項任務的完成情況 ，並及時向總經理匯報 。

九段秘書的做法 ：做流程 。把上述過程做成標準化的會議流程 ，讓任何一個秘書都可以根據這個流程把會議服務的結果做到九段 ，形成不依賴於任何人的會議服務體係 。